L’Association Les Papillons Blancs de Lille

recherche pour l’Institut Médico-Educatif « Le Fromez » situé à Haubourdin

Une Secrétaire de Direction (H/F)

CDD à temps plein

Poste à pourvoir du 6 au 29 juillet 2026

Rémunération selon CC 66 – technicien supérieur

Missions :

Vous assurez la coordination administrative et logistique des activités de la direction de l’établissement. Vous facilitez la circulation de l’information, garantissez la tenue à jour des dossiers, gérez les éléments administratifs du quotidien, et participer à la gestion RH et logistique en appui à la direction, dans le respect des règles de confidentialité, de rigueur et de discrétion attendues dans un établissement médico-social. Vous partagez les valeurs associatives de l’association des Papillons Blancs de Lille.

Plus spécifiquement, sous la hiérarchie des Cheffes de Service, la personne :

• Gère l’accueil physique et téléphonique de l’établissement : réception, orientation, information en cas d’absence de la secrétaire.
• Participe à la diffusion et au suivi de l'information interne : affichage, courriers, convocations, etc.
• Suit les dossiers administratifs : assurances, séjours, conventions, répit, etc.
• Participe à la gestion RH : contrats de travail, DUE, gestion des pièces administratives, suivi des visites médicales, accidents du travail, relations avec le siège administratif.
• Participe à la gestion de la rentrée : préparation du pack de rentrée, saisie et organisation des données administratives des enfants.
• Gère les boîtes mail collectives de l’établissement, en lien avec les secrétaires administratives.
• Edite les auto déclarations et assure leur distribution dans les casiers des salariés.

Cette liste est non exhaustive, une fiche de poste sera remise aux postulants.es.

Profil :

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Imago, etc.)
• Connaissance du fonctionnement d’un ESMS
• Rigueur rédactionnelle et orthographique
• Capacité à gérer les priorités

Compétences relationnelles

• Sens de l’écoute et de la discrétion
• Capacité à interagir avec divers interlocuteurs (familles, enfants, professionnels, intervenants)
• Diplomatie et posture professionnelle

Compétences organisationnelles

• Autonomie et sens de l’anticipation
• Réactivité face aux urgences
• Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches

Qualifications requises :

• Formation de secrétariat de direction (BTS ou équivalent)
• Une première expérience dans le médico-social est un atout.

Veuillez adresser votre candidature (CV uniquement) avant le 24 juin 2026 à :

Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

A l’attention de la cheffe de service Aurélie DEPREZ HILD.

Entretien en physique ou en visioconférence entre le 25/06 et le 01/07